Pauta é o documento cujo objetivo é informar aos participantes o que esperar da reunião e como podem se preparar para ela, comunicando qual o seu propósito, atribuindo tarefas aos membros presentes e listando os itens de deliberação e o tempo reservado para cada um deles. Dessa forma, uma boa pauta de reunião é aquela que maximiza a eficácia do encontro, seja uma reunião do conselho ou da equipe tática, mantendo a todos bem-informados sobre o que será discutido, o que foi decidido em reuniões anteriores e os próximos passos.

Uma pauta de reunião eficaz deve ser clara, concisa e direcionada. Ela orienta todos os participantes sobre os objetivos da reunião, estabelecendo um plano claro para a discussão e garantindo que todos os tópicos necessários sejam abordados. Também serve como um roteiro, guiando a reunião de maneira eficiente e evitando desvios desnecessários que podem consumir tempo precioso.

A fim de que entendamos melhor a importância da pauta de reunião, imaginemos o exemplo a seguir… Numa reunião anual de planejamento estratégico da sua empresa, a falta de uma pauta de reunião clara tornou a sessão caótica e improdutiva. Sem itens de ação e diretrizes definidas, os diretores começaram a discutir aleatoriamente, cada um puxando a conversa para seus próprios interesses, como novas tecnologias e orçamentos. A discussão se desviou rapidamente e não houve moderação efetiva para manter o foco.

O resultado foi uma reunião em que muitas ideias foram mencionadas, mas nenhuma decisão concreta foi tomada. Os participantes se frustraram com a falta de progresso e o tempo que parecia desperdiçado. E tempo é dinheiro…

Esse exemplo assinala a relevância de preparar uma pauta detalhada para reuniões importantes, que não apenas organize os tópicos a serem discutidos, mas também priorize os objetivos e maximize a eficiência do tempo de todos os envolvidos.

Principais reclamações e insatisfações relacionadas ao tempo gasto com reuniões improdutivas.

De acordo com pesquisa elaborada pela Atlassian em 2023 com 5 mil trabalhadores em 4 continentes, as reuniões de trabalho são ineficazes em 72% das vezes. “Nossa pesquisa revelou que a cultura de reunião na maioria das organizações torna mais difícil para as equipes atingirem seus objetivos”, afirma o relatório. Entre as principais reclamações de entrevistados, estão:

Além disso, o número excessivo de reuniões costuma gastar tempo que poderia ser dedicado a outras tarefas mais importantes. Isso é o que dizem 78% das pessoas consultadas pelo estudo. Diante disso, 51% desses entrevistados alegam fazer horas extras alguns dias por semana para compensar a sobrecarga de reuniões ineficazes. Mais da metade dos trabalhadores (54%) também afirmam sair das reuniões sem uma ideia clara dos próximos passos ou de quem é o responsável por cada tarefa.

O Índice Anatomia do Trabalho Global, elaborado pela Asana e publicado em 2023, abordou 9.615 profissionais e constatou que eles gastam em média 58% da jornada com trabalho improdutivo — que o estudo chama de “trabalho sobre trabalho”. Os executivos abordados na pesquisa gastam em média 3,6 horas por semana em reuniões desnecessárias. Os demais funcionários gastam cerca de 2,8 horas por semana.

Todos esses números revelam a importância de realizar reuniões objetivas, eficazes e com propósitos claros. Fazer reuniões de forma eficiente é economizar o tempo dos trabalhadores e, portanto, ganhar em termos de velocidade e foco. Nesse sentido, uma pauta de reunião eficaz tem um papel importantíssimo.

Como foi dito anteriormente, tempo é dinheiro. Porém, até aqui se utilizou apenas unidades relacionadas ao tempo. Quanto seria se toda essa quantidade de tempo gasto com reuniões desnecessárias fosse de fato convertida em cifras?

Um estudo publicado em 2022 nos Estados Unidos calculou que grandes organizações poderiam economizar até 100 milhões de dólares por ano reduzindo o número de reuniões desnecessárias e de participantes. A pesquisa foi realizadapor Steven G. Rogelberg, professor da Universidade da Carolina do Norte em Charlotte, e publicada pela empresa de tecnologia Otter.ai. Foram entrevistados exatamente 632 trabalhadores em 20 setores.

Gastos com reuniões desnecessárias.

Para avaliar o potencial de economia de custos nas empresas, Rogelberg estimou os gastos anuais totais das organizações com reuniões, considerando não só as improdutivas, mas também aquelas que os funcionários julgaram ser produtivas. Ele descobriu que, em média, as grandes empresas despendem anualmente cerca de 80 mil dólares por funcionário em reuniões, tendo em vista tanto os salários dos colaboradores quanto o tempo dedicado a esses encontros.

Evidentemente, algo que pode ajudar na economia de gastos com reuniões é investir em ferramentas tecnológicas que ajudem a revolucionar a forma como as reuniões são organizadas e conduzidas, potencializando a colaboração e a eficiência. Uma opção disponível no mercado é o software Atlas GOV, que torna a governança mais simples, acessível e digital à medida que digitaliza todos os processos relacionados às reuniões de conselhos e comitês.

Agora que já entendemos a importância da pauta de reunião, voltaremos para a estrutura delas. Neste contexto, uma dúvida muito frequente é: quais são os tipos de itens que normalmente estão presentes em uma pauta de reunião eficaz? Veja abaixo alguns deles:

Como é a estrutura de uma pauta de reunião? Geralmente, uma pauta eficaz tem as seguintes informações básicas:

Atenção: É fundamental terminar com uma sessão de revisão de ações e encaminhamentos, garantindo que todos os participantes estejam cientes dos próximos passos. Não esqueça também de produzir e enviar a ata de reunião depois.

A seguir, disponibilizamos um passo a passo de como redigir uma pauta de reunião de forma eficaz:

Abaixo compartilhamos um exemplo de pauta de reunião bem-organizado que você pode utilizar de referência. A primeira coluna apresenta os diferentes tópicos e as demais colunas representam a reunião de cada mês ou semana. O número colunado diz quantos minutos esses tópicos tomam por reunião.

Observe que este modelo não só permite visualizar os temas discutidos nas reuniões, mas também oferece uma visão geral de todos os encontros no planejamento anual do time ou colegiado.

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